KHÉO ĂN NÓI SẼ CÓ ĐƯỢC THIÊN HẠ

Cách giao tiếp với lãnh đạo để giành cơ hội phát triển nghề nghiệp

Trong công việc, lãnh đạo là người chỉ huy, cũng là người nắm quyền. Giao tiếp khéo léo với lãnh đạo là điều kiện tiền đề giúp bạn thuận lợi trong công việc, nó yêu cầu bạn phải nắm vững các kĩ năng ngôn ngữ. Chỉ khi có được mối quan hệ tốt đẹp với cấp trên, bạn mới có thể thành công trong nghề nghiệp.

 Kĩ năng giao tiếp tạo mối quan hệ tốt đẹp với lãnh đạo

Tại chốn công sở, ai cũng hi vọng có được mối quan hệ tốt đẹp, tạo được thiện cảm với lãnh đạo, bởi như vậy sẽ nhận được nhiều sự giúp đỡ, dễ dàng triển khai mọi công việc. Tuy nhiên, việc xây dựng mối quan hệ tốt với lãnh đạo là một việc làm rất khó.

Đa số mọi người đều rất tôn trọng lãnh đạo, do đó, khi giao tiếp cũng vô cùng tôn kính, lễ phép. Thế nhưng, vẫn còn nhiều hiểu nhầm vấn đề xây dựng mối quan hệ tốt với lãnh đạo: Một số người cho rằng, giải quyết quan hệ cấp trên cấp dưới là việc của lãnh đạo, kết quả là không nhận được sự ưu ái, chỉ có thể tự trách "chuyện công việc thì dễ, nhưng chuyện con người thì khó". Một số người lại cho rằng xây dựng mối quan hệ tốt với lãnh đạo chính là nịnh nọt, hối lộ, lấy lòng nên tự đánh mất nhân cách, điều này không những không có lợi cho công việc mà còn khiến hai bên đều khó xử.

Thực tế, xây dựng và gìn giữ mối quan hệ tốt đẹp với lãnh đạo là một việc làm đúng đắn. Để làm được điều này, mỗi người cần phải nắm vững một số kĩ năng.

Tập trung tinh thần

Trong thực tế, hầu hết những người trẻ tuổi mới đi làm khi nói chuyện với lãnh đạo đều dễ bị căng thẳng và thường để ý xem lời nói của lãnh đạo với mình thế nào, chứa thông tin phê bình hay khen ngợi mà quên mất nghĩ xem mình nên nói gì, vì thế, không những không hiểu rõ nội dung lời lãnh đạo nói mà còn khiến bản thân rơi vào thế bị động.

Thực tế, khi nghe lãnh đạo nói chuyện, không những phải nghe rõ nội dung là gì, mà còn phải hiểu rõ ý nghĩa đúng của lời nói đó. Như vậy bạn mới có thể tổng hợp bao quát ý nghĩa và đưa ra phản ứng thích hợp. Để làm được điều này, bạn phải quên đi sự căng thẳng, tập trung chú ý vào nội dung những điều người lãnh đạo đang nói. Sau khi lãnh đạo nói xong, bạn có thể bày tỏ suy nghĩ và làm rõ thêm vấn đề đó, không nhất định phải phức tạp, cho dù câu trả lời có rõ ràng hay không, nhưng điều quan trọng nhất là bạn thể hiện được bạn thực sự chú ý và nắm được nội dung người đó nói đến. Bạn cũng có thể dùng cách nói đơn giản để tóm tắt lại những điều lãnh đạo đã nói.

Vô tư cống hiến ý tưởng và suy nghĩ

Khi giao tiếp với lãnh đạo, hãy để người đó biết được ý kiến và suy nghĩ của bạn về công việc. Ví dụ, trước khi tổ chức hội nghị công ty, hãy kịp thời cung cấp thông tin để cấp trên liên tục cập nhật tin mới và hiểu được những thông tin đó. Đồng thời, những thông tin cung cấp phải là thông tin lãnh đạo cần sử dụng. Hãy vô tư cống hiến những ý tưởng và suy nghĩ của bạn, bạn sẽ không bao giờ bị thiệt. Có người đã từng nói: "Một người vô tư, vui vẻ cống hiến, chia sẻ thành quả với người khác sẽ có thể đưa ra nhiều ý tưởng có lợi cho thế giới." Xét trên khía cạnh nào đó, khi lãnh đạo của bạn có hình tượng tốt, hình tượng của bạn chắc chắn cũng được nâng cao.

Luôn giữ thái độ chừng mực

Khi tiếp xúc với lãnh đạo phải lễ phép, khiêm tốn, tuyệt đối không được tỏ thái độ coi thường. Tất cả những người lãnh đạo hiểu biết đều không coi trọng những nhân viên không có chính kiến. Bạn nên giữ thái độ chừng mực. Trong một số trường hợp, đừng sợ nói lên quan điểm trái ngược của mình, chỉ cần bạn phát biểu trên góc độ công việc, nói có lí thì lãnh đạo chắc chắn sẽ phải suy nghĩ.

Chủ động chào hỏi lãnh đạo

Là cấp dưới, việc tích cực chủ động trò chuyện với lãnh đạo sẽ có thể dần xóa bỏ khoảng cách giữa hai bên và giúp xây dựng một mối quan hệ hòa hợp, tốt đẹp. Điều này còn có thể giúp bạn gặp nhiều thuận lợi trong công việc.

Thích ứng với ngôn ngữ của lãnh đạo

Nên tìm hiểu về tính cách, sở thích và thói quen ngôn ngữ của lãnh đạo: Có những vị lãnh đạo có tính cách vui vẻ, thoải mái, có vị thì trầm ngâm ít nói, có người thì có sở thích khống chế và thống trị, bất cứ ai có hành động xâm phạm tới địa vị, quyền lực đều sẽ bị phạt.

Chọn cơ hội thích hợp để trò chuyện cùng lãnh đạo

Một vị lãnh đạo phải suy nghĩ rất nhiều việc, vì thế, việc trò chuyện với họ phải được tiến hành trong thời điểm thích hợp. Giả sử bạn có rắc rối cá nhân, không nên trình bày với lãnh đạo khi người đó đang đau đầu giải quyết rắc rối công việc. Nếu bạn không biết khi nào cấp trên có thời gian rỗi, thì có thể gửi cho người đó một tờ giấy trên đó có viết các vấn đề chính, sau đó hãy xin được gặp mặt, hoặc bạn cũng có thể gửi một tờ giấy xin hẹn với thời gian và địa điểm rõ ràng. Như vậy sẽ tiện cho lãnh đạo sắp xếp thời gian, lại đảm bảo bạn không làm phiền công việc của người đó.

Chuẩn bị kĩ nội dung giao tiếp

Khi trình bày việc gì đó với lãnh đạo, cố gắng nói rõ ràng, tách bạch mọi nội dung. Nếu có vấn đề cần xin chỉ thị thì trước tiên phải chuẩn bị sẵn hai phương án, phân tích các phương án để lãnh đạo dễ đưa ra quyết định. Vì thế, trước tiên phải chuẩn bị chu đáo để có thể trả lời mọi câu hỏi liên quan mà cấp trên nêu ra. Nếu lãnh đạo đồng ý với một phương án nào đó, bạn nên nhanh chóng hoàn thành phương án bằng văn bản để phê chuẩn. Hãy giúp lãnh đạo của bạn nêu ra tính khả thi của vấn đề. Một số người mặc dù chưa xác định rõ nội dung cần nói nhưng đã vội vàng đi gặp lãnh đạo, kết quả đương nhiên không tốt.

Tầm quan trọng của việc chủ động giao tiếp và báo cáo công việc với lãnh đạo

Xã hội hiện đại yêu cầu chúng ta phải luôn giữ mối quan hệ tốt đẹp với mọi người, có giao tiếp thì việc bạn làm mới được người khác biết đến, mới có thể hoàn toàn thể hiện khả năng của bản thân. Trong công việc cũng vậy, đặc biệt là những thanh niên trẻ tuổi mới đi làm, đừng coi việc giao tiếp hoặc báo cáo công việc với lãnh đạo là việc khó. Báo cáo công việc và giao tiếp là điều mà bất kì vị lãnh đạo nào cũng vui vẻ tiếp nhận. Chỉ có như vậy mới có thể khiến lãnh đạo kịp thời thấy được thành tích của bạn, hiểu bạn và tạo điều kiện giúp đỡ công việc của bạn.

Báo cáo công việc hợp lí giúp tăng cường quan hệ với lãnh đạo

Những người làm lãnh đạo thường coi trọng hai điểm: Thứ nhất là cấp trên của người đó có tin tưởng họ hay không, thứ hai là cấp dưới có tôn trọng họ hay không. Một yếu tố rất quan trọng giúp phán đoán cấp dưới có tôn trọng lãnh đạo hay không chính là việc cấp dưới có thường xuyên báo cáo kết quả công việc với lãnh đạo không.

Trong công việc, giữa cấp trên và cấp dưới thường hình thành một loại mâu thuẫn, một mặt cấp dưới muốn làm việc độc lập trong điều kiện không bị can thiệp, mặt khác lãnh đạo luôn có sự không yên tâm về công việc giao cho cấp dưới. Đối với những vị lãnh đạo dễ tính, họ sẽ không suy nghĩ gì khi cấp dưới không báo cáo kết quả công việc mà chỉ đơn giản cho rằng có thể do công việc quá bận không có thời gian báo cáo hoặc do các nguyên nhân khác. Những đối với các vị lãnh đạo khó tính, nếu phát hiện cấp dưới không báo cáo kết quả công việc thì sẽ có suy nghĩ rằng "Liệu có phải nhân viên dưới quyền không coi trọng họ" hoặc "Liệu có phải nhân viên cấp dưới không phục sự quản lí của họ". Một khi lãnh đạo hình thành suy nghĩ này, họ sẽ dùng quyền lực trong tay để bảo vệ lòng tự trọng và tạo ra những điều bất lợi cho cấp dưới.

Để tránh xảy ra tình trạng này, bạn nên thường xuyên báo cáo kết quả công việc để lãnh đạo kịp thời hiểu tiến độ công việc của bạn và hiểu bạn gặp những khó khăn gì. Một nhân viên cấp dưới thông minh phải hiểu rằng: Khi hoàn thành công việc, phải lập tức báo cáo lãnh đạo. Khi tiến hành công việc tới một mức độ nào đó, hãy báo cáo tình hình tiến triển và dự báo thời gian hoàn thành công việc. Kịp thời báo cáo công việc, giao lưu tiếp xúc nhiều với lãnh đạo chính là kĩ năng sử dụng ngôn ngữ khéo léo.

(1) Điều chỉnh trạng thái tâm lí, tạo ra không khí hòa đồng

Khi báo cáo công việc, trước tiên phải tạo ra bầu không khí có lợi cho việc báo cáo. Trước khi báo cáo, có thể mở đầu bằng những cuộc trò chuyện nhỏ về các chủ đề đơn giản. Đây không chỉ là sự lễ độ cần có, mà người báo cáo có thể nhân cơ hội này ổn định cảm xúc để đi vào vấn đề chính một cách rõ ràng, mạch lạc nhất. Những điều này tưởng như rất thông thường nhưng lại vô cùng hiệu quả.

(2) Đi từ trừu tượng đến cụ thể

Khi báo cáo, phải đảm bảo trình tự logic nhất định, nói đến đâu rõ ràng đến đó. Đầu tiên có thể nói tổng quát vấn đề, sau đó đi vào từng góc độ như cách thức làm việc, các điểm trọng tâm, vấn đề tồn tại, kết quả và thành quả có được...

(3) Tạo đột phá

Việc báo cáo qua loa, không có trọng điểm thể hiện sự nông cạn. Thông thường, người báo cáo sẽ quen thuộc và hiểu vấn đề toàn diện hơn người quản lí, hãy nắm chắc quá trình công việc, phân tích ví dụ điển hình, tổng kết và nâng cao. Tạo đột phá trong báo cáo sẽ giúp bạn thể hiện được bản lĩnh ở cương vị của mình.

(4) Bổ sung thiếu sót

Khi báo cáo công việc với lãnh đạo, có lúc bạn sẽ mắc lỗi, ví dụ như không nắm chắc vấn đề nào đó hoặc thiếu sót một số nội dung. Khi mắc lỗi này, bạn có thể chọn cách cung cấp thêm tư liệu, hoặc tổ chức các hoạt động, tạo cơ hội tiếp xúc để bổ sung hoặc sửa đổi báo cáo.